CFDI de nómina: cómo timbrar, corregir errores y cancelar recibos
Cada pago de nómina debe tener un CFDI timbrado y correcto. Esta guía explica cómo preparar los datos, evitar los rechazos del SAT, corregir un recibo con errores y cancelarlo con sustitución.
Actualizada el · Equipo editorial de Asesor de Nómina · Guía completa: 4 min de lectura · México, LFT apartado A
Respuesta rápida
Para timbrar sin errores: el RFC, el nombre y el código postal del trabajador deben ser idénticos a su constancia de situación fiscal (valídalos con el validador masivo del SAT), el régimen del receptor 605 y el uso CN01. Los totales de percepciones, deducciones y otros pagos deben cuadrar y cada concepto llevar su clave SAT. Si un recibo timbrado tiene error, se emite uno nuevo con los datos correctos relacionado con el anterior (tipo de relación 04, sustitución) y se cancela el original con el motivo 01; la nómina no requiere aceptación del trabajador. Se puede cancelar a más tardar en el mes en que se presenta la declaración anual del ejercicio.
605régimen fiscal del trabajador
CN01uso del CFDI de nómina
Motivo 01cancelación con sustitución
Sin aceptacióndel trabajador para cancelar
Paso a paso: timbrado y cancelación de CFDI
Valida los datos del trabajador
RFC, nombre y código postal con el validador masivo del SAT; CURP y NSS correctos.
Revisa catálogos y claves
Percepciones, deducciones y otros pagos con su clave SAT; tipo de nómina y periodicidad.
Cuadra totales
Gravado + exento por concepto; total de percepciones, deducciones y otros pagos.
Timbra
Con tu PAC; atiende los rechazos uno por uno.
Valida después de timbrar
Revisa los XML con la matriz de errores y reglas de negocio.
Corrige con sustitución
Nuevo CFDI relacionado (04) y cancelación del original con motivo 01.
Plazos y fundamento legal
Obligación
Plazo
Fundamento
Emisión del CFDI
Al pagar la nómina
Art. 99 fr. III LISR; RMF
Cancelación
A más tardar en el mes de la declaración anual del ejercicio
Art. 29-A CFF
Conservación
5 años
Art. 30 CFF
Rechazos más comunes al timbrar
Rechazo
Causa
Solución
Nombre del receptor
Distinto a la constancia
Capturarlo tal cual aparece en la constancia
Código postal
No es el del domicilio fiscal
Usar el de la constancia
RFC no inscrito
RFC mal capturado o sin inscripción
Validar con el SAT
Totales
Suma de conceptos distinta al total
Revisar gravado, exento y redondeos
Régimen o uso
Distinto a 605 / CN01
Corregir catálogo del receptor
Errores comunes que debes evitar
Capturar el nombre con abreviaturas o sin acentos distinto a la constancia.
Usar el código postal de la empresa en lugar del domicilio fiscal del trabajador.
Cancelar sin emitir el recibo que lo sustituye.
Usar periodicidad quincenal en un pago extraordinario.
Omitir el subsidio causado (otro pago 002) aunque sea cero.
No relacionar el CFDI nuevo con el cancelado.
Formato gratis
Solicitud de constancia de situación fiscal
Llena los datos y el documento se arma solo. Cópialo, descárgalo en Word o imprímelo. Así se hace a mano: una persona a la vez, escribiendo cada dato.
A: [NOMBRE DEL TRABAJADOR]
Para emitir correctamente tus recibos de nómina, te pedimos entregar tu constancia de situación fiscal actualizada (puedes descargarla en el portal del SAT o en la app SAT Móvil). Tu nombre y código postal deben coincidir exactamente con ella.
[NOMBRE Y PUESTO DEL RESPONSABLE]
[NOMBRE DEL PATRÓN]
[LUGAR Y FECHA]
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Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo timbrar un recibo de nómina?
Casi siempre porque el RFC, el nombre o el código postal del trabajador no coinciden con su constancia de situación fiscal, o porque los totales no cuadran.
¿Cómo se cancela un recibo de nómina?
Se emite el recibo correcto relacionado con el original (tipo de relación 04) y se cancela el original con el motivo 01.
¿El trabajador tiene que aceptar la cancelación?
No. Los CFDI de nómina se cancelan sin aceptación del receptor.
¿Hasta cuándo puedo cancelar un CFDI de nómina?
A más tardar en el mes en que debas presentar la declaración anual del ejercicio en que se emitió.
¿Qué régimen y uso lleva el receptor en nómina?
Régimen 605 (sueldos y salarios) y uso CN01 (nómina).