Manual de Pólizas contables

Para qué sirve

Convierte los XML de nómina (o tu reporte de nómina con provisiones en Excel) en la póliza contable de la empresa, cuadrada y lista para tu sistema contable. El catálogo de cuentas se guarda en tu cuenta por empresa: tu equipo usa el mismo y no lo vuelves a capturar.

Está incluido en RH Pro y RH Corporativo.

Los pasos

1. Archivos

• XML o ZIP: los CFDI de nómina del periodo. El ZIP también puede traer los Excel de nómina con provisiones (por ejemplo, todas las semanas y quincenas del mes). Sin calendarios de pago sale una sola póliza del primer al último día de todo lo que subas; con calendarios, una por periodo y por tipo.
• Reporte de nómina con provisiones (Excel): trae además las cuotas patronales (IMSS, SAR, INFONAVIT e ISN).
• Resumen, resumen desglosado o póliza por niveles: se leen por centro de costos.
• Solo se aceptan los archivos de la empresa elegida arriba de la página.

Calendarios de pago: una póliza por periodo y por tipo

En el paso 1, en Calendarios de pago, sube los calendarios de la empresa (semanal, quincenal, mensual, catorcenal o decenal; una hoja por periodicidad) o descarga la plantilla. Se guardan en tu cuenta para esa empresa: los subes una vez al año. Sin calendario mensual se usan los meses naturales.

• Formato: Periodo, Fecha inicial y Fecha final (con o sin «Fecha de incidencia»; se usan las fechas del calendario). Si Excel guardó unas fechas con el día y el mes al revés, se corrigen solas porque cada periodo debe empezar al día siguiente del anterior.
• Nómina ordinaria: va a la póliza del periodo del calendario que corresponde a sus fechas.
• Finiquitos, liquidaciones, aguinaldo, PTU y otras extraordinarias: van al periodo donde cae su fecha de pago, en el calendario del trabajador. Ejemplo: un finiquito semanal pagado el 10 de septiembre va a la semana del 9 al 15.
• Una póliza por tipo: en un mismo periodo salen pólizas aparte para la ordinaria, los finiquitos, las liquidaciones, el aguinaldo, la PTU y otras, cada una con su folio consecutivo (a partir del primer folio del paso 2) y su propio archivo (nombrado con su periodo y tipo). Con provisiones en póliza aparte, cada una usa dos folios.
• Tipo y periodicidad: se detectan por el nombre del archivo (semanal, quincenal, finiquito, aguinaldo…), la periodicidad de pago, el TipoNomina y las percepciones del recibo (002 aguinaldo, 003 PTU, 022/023 finiquito, 025 indemnización = liquidación). Puedes cambiarlos por archivo, y elegir el calendario de los recibos que queden «por revisar».
• Fecha y concepto: la fecha de cada póliza es la fecha de pago (la última, si hay varias) y el concepto lleva el periodo, por ejemplo «Provision nomina ordinaria quincenal 17 del 01 al 15 de septiembre del 2026».
• En el paso Póliza ves la lista; abre cada una, revísala y descárgala, o usa Generar todas las pólizas (con las casillas de la lista eliges cuáles; el botón cambia a «Generar las pólizas seleccionadas»): se arma cada una en el formato elegido, con su Excel, y bajan juntas en un ZIP con un archivo por póliza (las que tengan pendientes se listan y no se generan). Cada archivo se llama con su tipo, empresa y periodo, por ejemplo «NOMINA LOEFFLER QNA 15 - 2026-08-01 al 2026-08-15.txt», «PROVISION LOEFFLER QNA 15 - …» o «FINIQUITO LOEFFLER SEM 32 - …».

2. Tipo de póliza

• Simple: una cuenta por concepto.
• Por centros de costos: cada persona con su centro de costos.
• A niveles: la cuenta se arma con el prefijo de la persona y la subcuenta del concepto.
• Montos en la misma cuenta: un solo monto neto o cargos y abonos separados.
• Provisiones: en la misma póliza o en una aparte.
• Con provisiones en póliza aparte, eliges en qué póliza va cada una: el ISN, la provisión de aguinaldo, la de vacaciones y la de prima vacacional pueden ir en la póliza de nómina (ordinaria) o en la de provisiones patronales (así vienen por omisión). IMSS, SAR e INFONAVIT van siempre en provisiones. Se guarda para la empresa.
• El número de póliza siguiente se sugiere solo según tu historial.

3. Provisión de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional

1. Marca la casilla en Tipo de póliza y elige cuáles quiere la empresa: Aguinaldo, Vacaciones y/o Prima vacacional. Solo se calculan, y solo se piden datos y cuentas, de las que marques; sin ninguna marcada no se calcula nada. Si marcas la prima sin vacaciones, las vacaciones se calculan solo como base de la prima. La elección se guarda para la empresa.
2. Sube tus tablas de factores de integración (años de servicio, días de aguinaldo, días de vacaciones y % de prima) o descarga la plantilla de la Ley Federal del Trabajo.
3. Asígnalas: a todos, por periodicidad (semanal, catorcenal, quincenal, mensual), por departamento, por puesto o por persona. Manda la persona sobre el puesto y el puesto sobre el departamento. Asignar copia la tabla hacia abajo.
4. Ausencias que descuentan aguinaldo: por defecto, faltas injustificadas, faltas justificadas e incapacidad por enfermedad general.
5. Salario diario: del reporte, o en XML el sueldo (código SAT 001) entre los días pagados. Lo puedes corregir a mano o con un layout.

Cálculo:

• Aguinaldo: (días pagados − ausencias marcadas) × días de aguinaldo ÷ días del año × salario diario.
• Qué recibos provisionan: la nómina ordinaria; finiquitos y liquidaciones solo si el recibo trae días pagados; aguinaldo, PTU y otras extraordinarias no generan provisión (en la tabla dicen «No aplica»). Las provisiones que ya trae tu reporte de nómina se toman como vengan.
• Ordinaria sin días pagados (por ejemplo, faltas todo el periodo): no hay provisión de aguinaldo; vacaciones y prima se calculan sobre los días del periodo.
• Vacaciones: días pagados × días de vacaciones ÷ días del año × salario diario. Usa el renglón de años cumplidos + 1.
• Prima vacacional: vacaciones × % de prima.
• Cada importe se redondea a 2 decimales y debajo de cada persona va la nota con el cálculo.

Asignar tablas: «Por departamento», «Por puesto» y «Por persona» se muestran u ocultan con su flecha. Elige la tabla y pulsa Asignar: la columna Estado muestra «✓ Asignada a N» en verde cuando ya quedó, o «Falta asignar» si todavía no. Con Descargar layout de asignación bajas departamentos, puestos y personas con la columna «Tabla de prestaciones» para llenarla con el nombre de la tabla y subirla de vuelta.

4. Conceptos y 5. Personal

• Captura la cuenta de cada concepto; las provisiones llevan además su contrapartida (cuenta por pagar). Las de aguinaldo, vacaciones y prima son opcionales: sin cuenta no se generan.
• Usa el botón de copiar para aplicar la misma cuenta a conceptos con el mismo código SAT.
• En Personal, asigna centro de costos y cuenta por división, departamento o puesto y presiona Asignar: la división se copia a sus departamentos, puestos y personas; el departamento a sus puestos y personas; el puesto a sus personas. La división viene en el Detalle, el Acumulado, el Acumulado con provisiones y la nómina con provisiones (los XML y la nómina cerrada no la traen).
• Todo se guarda en tu cuenta por empresa: cuentas de los conceptos y centros de costos y cuentas de divisiones, departamentos, puestos y personas. Las personas se guardan solo por su número de empleado, sin nombre ni RFC; si alguien no trae número de empleado, su asignación se queda solo en este navegador.
• También puedes trabajar con layouts de Excel (vacío o con datos).

Catálogo de empleados de la empresa

• Con cada nómina que subes se actualiza el catálogo de empleados de la empresa, guardado en tu cuenta: número, nombre, puesto, departamento, periodicidad de pago (semanal, catorcenal, quincenal, mensual, decenal…), centro de costos, cuenta contable, tabla de prestaciones y última nómina. Por privacidad solo se guarda el primer nombre; nunca RFC ni CURP.
• En el paso Personal, el tablero del catálogo muestra cuántos hay, cuántos vienen en estos recibos, cuántos son nuevos y a cuántos les falta algo, y cuántos hay por periodicidad. Descargar catálogo completo baja a todos (también los que no vienen en estos recibos) en el formato del layout.
• Cuando llegan personas nuevas, en el paso Archivos aparece el aviso para asignarlas: a mano (te lleva al paso Personal con el filtro «Nuevos») o con el layout de los nuevos.
• La periodicidad se ve en «Por persona» de Prestaciones y de Personal, con un filtro para ver solo semanales, quincenales, etc.

Layout de personal: un solo archivo para todo

• Layout con datos trae las hojas Personas, Puestos, Departamentos (y Divisiones), con centro de costos, cuenta contable y tabla de prestaciones, más la hoja Tablas de prestaciones (años de servicio, días de aguinaldo, días de vacaciones y % de prima; si no tienes, viene la de la LFT de ejemplo).
• Al subirlo se cargan las tablas y se asigna todo; lo que pongas por persona manda sobre el puesto y el departamento. Todo se guarda en tu cuenta por número de empleado, también el de personas que no vienen en estos recibos (para cuando aparezcan).
• Validación: arriba del paso Personal ves quién no tiene centro de costos, cuenta o tabla de prestaciones, y el resultado del último layout: números de empleado que no están en los recibos, tablas que no existen y personas que no vienen en el archivo. «Ver solo pendientes» filtra la lista.
• En todos los pasos la barra de «Regresar» y «Continuar» está arriba y abajo, y las flechas ↑ ↓ de la derecha te llevan hasta arriba o hasta abajo de la página.

6. Póliza

1. Presiona Validar póliza: revisa que cuadre y que no falten cuentas.
2. Elige el formato: Excel, CONTPAQi (TXT o Excel), SAP, SAP V2, SiNube o Aspel COI.
3. Textos de cada póliza: en SAP cada renglón lleva el tipo, la periodicidad, el número de periodo y el año, más su concepto: «NOM QNA 15 26 SUELDOS», «PROV QNA 15 26 Impuesto Sobre Nómina», «FIN SEM 32 26 VACACIONES FINIQUITO», «NOM QNA 15 26 Neto a pagar». Los comentarios de SAP V2 y la referencia de CONTPAQi usan el mismo inicio («NOM QNA 15 26»). Puedes cambiarlo para esa póliza. El número de empresa SAP (sociedad), el prefijo del centro de beneficio y los demás datos de cada formato se guardan para la empresa.
4. Siempre con Excel: en cualquier formato (SAP, SAP V2, CONTPAQi, SiNube, COI) se descarga además el Excel de la póliza como papel de trabajo, con el formato de los reportes del sistema (encabezados, importes con comas y filtros) y las hojas Resumen (empresa, periodo, folios, conceptos, totales y cuadre), la póliza, el detalle por empleado, los recibos (con su UUID) y «Por empleado»: número, nombre, puesto, departamento, centro de costos, cuenta contable, totales y, si la póliza los genera, los días e importes de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional.
5. Descarga. La póliza queda en el historial con su número, fecha, periodo, formato y total.

Copiar el catálogo a otra empresa

Si una empresa usa el mismo catálogo que otra, en la tarjeta de la empresa elige Copiar catálogo desde la empresa que ya lo tiene. No se copian el personal ni los números de póliza.

Preguntas frecuentes

¿Qué se guarda en mi cuenta? Solo la configuración: cuentas, centros de costos, tablas de factores y asignaciones de prestaciones, calendarios de pago, catálogos de SAP V2 y el historial de pólizas. Tu equipo y cualquier computadora usan la misma. Nunca los XML ni los importes por persona.

¿Por qué no cuadra? Revisa las contrapartidas en Conceptos: cada una agrega un movimiento del lado contrario.