Manual del Cálculo de ISN

Para qué sirve

Te da, por estado, lo que capturas en el portal del impuesto sobre nóminas: el número de colaboradores, las remuneraciones que integran la base, las que no integran (con su artículo de ley) y los subsidios que podrían aplicar. No calcula el impuesto: tú lo declaras en cada portal con estos montos.

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Archivos que puedes subir

• XML timbrados de nómina (sueltos o en ZIP). Traen el CP del emisor (lugar de expedición), el CP de cada trabajador (domicilio fiscal), el registro patronal, el departamento, el puesto y la CURP.
• Detalle o Acumulado de nómina en Excel. Traen división, departamento y puesto, pero no los códigos postales: el estado lo eliges tú (si también subes los XML, se completan con ellos).

Puedes subir varios meses y varios archivos; se suman y cada recibo se cuenta una sola vez (por su folio fiscal).

Al «Leer archivos» se revisa que:

• Haya recibos con fecha de pago en el mes a declarar.
• Todos los archivos sean de la misma empresa (RFC del emisor) y de la empresa elegida arriba.
• Si un recibo viene en dos archivos (por ejemplo, en el XML y en el Detalle), traiga las mismas percepciones. Si no coinciden, te dice qué recibo es para que dejes el archivo correcto.
• Un Acumulado (no trae folio ni fecha) junto con otros archivos debe coincidir persona por persona; si coincide, se usa una sola vez.
• Los renglones de un Detalle sin folio fiscal son recibos sin timbrar (por ejemplo, finiquitos pendientes). No se incluyen; si ya se pagaron, marca «Incluirlos». Salen en la hoja «Sin timbrar» del reporte.
• Los finiquitos suelen venir en un reporte aparte (Detalle de nómina extraordinaria): súbelo junto con el ordinario; los recibos repetidos se cuentan una sola vez.

Nómina y asimilados

Te decimos cuántos recibos y personas son de nómina (sueldos y salarios) y cuántos de asimilados, en la revisión de archivos, en cada estado y en el Excel (columna «Tipo» y totales por estado).

• Asimilados: el XML trae el régimen 09 Asimilados honorarios (o 05 a 11), la percepción 046 Ingresos asimilados a salarios y normalmente el contrato 09 o 99. No llevan registro patronal, NSS, fecha de inicio, antigüedad, riesgo de puesto ni SDI, así que su estado sale de la asignación por persona, de su CP o del estado por defecto.
• En el Detalle de nómina los asimilados se leen aunque no traigan NSS: se identifican por su RFC (columna RFC RECEPTOR) y por la columna de la percepción 046 o el régimen.
• Finiquitos y liquidaciones (percepciones 022, 023 o 025): si el recibo no trae registro patronal, se usa el de los otros recibos de la persona.

Colaboradores del mes

• Pagados en el mes: las personas con al menos un recibo con fecha de pago en el mes que declaras. Son las que entran al cálculo (de nómina y asimilados).
• Con estímulo estatal: de las del mes, cuántas tienen un estímulo del estado. La edad (60 o 65 años según el estado) sale sola de la CURP o, si no viene, del RFC. Los que no vienen en el XML, como persona con discapacidad o persona indígena, se marcan a mano en la columna «Estímulo» de la tabla de personas; la casilla solo aparece en los estados cuyo catálogo tiene ese estímulo y se guarda por número de empleado. Las condiciones de cada estímulo vienen en «Subsidios y estímulos» de cada estado.
• Pagados en otros meses: se muestran aparte, por mes, y no aplican al cálculo. No se restan de las del mes: si 100 personas cobraron en agosto y en septiembre, septiembre tiene 100 y «otros meses» también 100; te decimos cuántas cobraron en los dos y cuántas solo en otros meses.
• En el Excel viene la hoja «Colaboradores» con este resumen.

Paso a paso

1. Elige la empresa y el registro patronal arriba de la página.
2. Sube tu nómina y presiona «Leer archivos».
3. Elige el mes a declarar. Solo cuenta lo que tiene fecha de pago en ese mes (la del timbrado o la columna «FECHA PAGO»). Por ejemplo, si subes julio, agosto y septiembre para declarar septiembre, solo entra lo pagado en septiembre; lo demás aparece en «Excluidos por fecha».
4. Revisa en qué estado trabaja cada persona.
   • Te decimos dónde se timbra la nómina por el CP del emisor y te sugerimos ese estado para todos («Estado para todos»). Puedes cambiarlo.
   • Marca «Usar el CP de cada trabajador» si quieres tomar el estado del domicilio fiscal de cada persona.
   • Si tienes centros de trabajo en varios estados, asigna el estado por registro patronal, división (aplica a todos sus departamentos y puestos), departamento (a todos sus puestos), puesto o persona (el de su CP o el que elijas).
   • Estado de cada registro patronal: se guarda en Empresas y RPs (columna «Estado»). Se llena solo con tu .SUA (trae la entidad del domicilio del patrón) cada vez que haces una Confronta, o lo eliges ahí. Si asignas un registro en este paso, también se guarda. Los colaboradores de ese registro van a su estado.
   • Si un registro todavía no tiene estado, se sugiere por su clave (los 3 primeros caracteres, que son el municipio o subdelegación del IMSS): primero con las claves ya confirmadas por otros registros y, si no, con un catálogo de referencia público marcado como «aproximado». No existe un catálogo oficial del IMSS, así que confírmalo: al asignarlo o subir tu .SUA queda guardado.
   • «Aplicar a todos» (junto a «Estado para todos»): pone ese estado a todos los registros patronales, departamentos, puestos y personas, y quita lo asignado antes. Después ajusta lo que vaya a otro estado: manda el departamento sobre el general, el puesto sobre el departamento y la persona sobre todos. No cambia el estado guardado de tus registros en Empresas y RPs.
   • Ordenar: en todas las tablas, presiona el título de una columna para ordenar de la A a la Z (o de menor a mayor); presiónalo otra vez para el orden contrario. Las filas «Todos» y «Filtrar» se quedan arriba.
   • Por persona puedes filtrar por registro patronal, división, departamento, puesto, estado del CP, entidad del XML, estado que se usa y de dónde sale. «Aplicar a» asigna solo a las que se ven. Además de un estado, puedes elegir «Cada quien: el estado de su CP» o «Cada quien: la entidad de su XML».
   • «Aplicar a todos» en cada tabla: en cada tabla (registro patronal, división, departamento, puesto y personas) hay una fila «Todos» que ya trae el estado sugerido; un clic lo asigna a todos. En personas, si usas el buscador, solo a las que encontró.
   • Manda lo más específico: persona › puesto › departamento › división › registro patronal asignado › CP del trabajador › estado del registro patronal › por defecto.
   • Abajo ves cuántos cálculos salen (uno por estado) y cuántas personas van a cada uno.
   • Todo se guarda solo para la empresa (y lo ve tu equipo en cualquier computadora): «Estado para todos», registros patronales, divisiones, departamentos, puestos y personas. Las personas se guardan por su número de empleado, sin nombre, NSS ni montos; si alguien no trae número de empleado, su asignación es solo para esa vez.
   • Si el mes siguiente aparece un departamento, puesto o división nuevo, te avisamos y lo marcamos «Nuevo» para que revises su estado. Con «Ya los revisé» deja de avisar.
5. Presiona «Obtener montos». Por cada estado verás:
   • Colaboradores con remuneraciones que integran.
   • Remuneraciones que integran la base.
   • No integran (exentas), por concepto, con personas, monto y artículo.
   • Rebajas: incapacidades (D006), faltas (D020) y ajustes de percepciones que integran, ya restadas de la base.
   • Otros pagos que no son objeto (subsidio al empleo, ISR a favor, devoluciones).
   • Subsidios: por ejemplo, colaboradores de 60 años o más en el Estado de México (la edad se toma de la CURP).
   • Por registro patronal: colaboradores y remuneraciones de cada registro dentro del estado.
6. Revisa la tabla de conceptos. Cada clave SAT muestra cómo viene en tu nómina y si integra según la ley del estado:
   • Integra: no hay exención en la ley.
   • No integra: exención total.
   • Calculado: tiene tope en la ley del estado y la herramienta lo calcula (ver «Topes que se calculan»). Muestra cuánto integra y cuánto queda exento.
   • Revisar tope o Revisar condición: depende de algo que no viene en la nómina (despensa onerosa, indemnización por riesgo de trabajo…). Se suma a la base para que nunca declares de menos; si en tu caso aplica la exención, resta la parte exenta.
   • Se muestran todas las percepciones, los otros pagos y las deducciones.

Deducciones que rebajan la base

• D006 Descuento por incapacidad y D020 Ausencia (ausentismo) rebajan la base: si pagas 15 días de sueldo y descuentas días de incapacidad o faltas, esos días no se pagaron.
• Cada deducción «Ajuste en …» (claves 024 a 115) rebaja la percepción que ajusta, solo si esa percepción integra en el estado. Por ejemplo, un ajuste de aguinaldo (D024/D025) rebaja la base donde el aguinaldo integra; un ajuste de vales de despensa (D054/D089) no rebaja nada donde los vales no integran. El ajuste a sueldos (D099) rebaja como el sueldo.
• Si cambias una percepción a «Integra» o «No integra» para tu empresa, su ajuste la sigue.
• Las demás deducciones (ISR, IMSS, Infonavit, Fonacot, pensión alimenticia…) no afectan la base.

Topes que se calculan

Desde la desindexación del salario mínimo (28 de enero de 2016), cuando una ley dice «salario mínimo» se usa la UMA. La UMA de cada año rige del 1 de febrero al 31 de enero: un pago de enero de 2026 usa la de 2025 ($113.14) y de febrero de 2026 a enero de 2027, la de 2026 ($117.31). Se toma por la fecha de pago.

Días efectivos = días pagados − faltas (020) − incapacidades (006). Se sacan del monto: importe de 020 y 006 ÷ salario diario.

La UMA de cada año se captura en Administración → Catálogo ISN → UMA para los topes.

Despensa, alimentación y habitación «onerosas»

En algunos estados la ley exenta estas prestaciones solo si son onerosas (el trabajador paga parte de ellas): la despensa en CDMX; la alimentación y la habitación en CDMX, Durango, Michoacán, Oaxaca, Puebla y Tamaulipas. Si tu nómina trae un descuento 004 con ese nombre (por ejemplo D262 DESCUENTO DESPENSA), en «Avisos» te mostramos cuánto se descontó contra cuánto se pagó, con un botón para marcar la prestación como «No integra». Después usa «Guardar ajustes» para que quede así en la empresa.

Otros pagos

Por ley, los otros pagos no son remuneración (no son objeto). Si en tu estado alguno integra (por ejemplo, un apoyo de teletrabajo pagado como otro pago 999), cámbialo a «Integra»: en la pestaña del catálogo para toda la clave, o en el resultado solo para ese concepto de tu nómina.

1. Ajusta lo que necesites. En la columna «¿Integra?» puedes cambiar cualquier concepto a Integra o No integra. Con «Guardar ajustes» se aplicará así la próxima vez para esa empresa y ese estado. «Volver a la ley» quita tus ajustes.
2. Descarga el reporte (Excel), tu papel de trabajo: resumen por estado; conceptos con importe real, lo que integra, lo exento, lo que no es objeto y lo que rebaja; por registro patronal; por colaborador; papel de trabajo (cada persona y cada concepto con los mismos importes); sin timbrar y excluidos por fecha.
3. «Cerrar y continuar con otra empresa».

Qué integra en cada estado

En la pestaña «Qué integra en cada estado» está el catálogo SAT completo (percepciones, otros pagos y deducciones, con qué deducciones rebajan la base en cada estado) con la marca de cada estado y su artículo. El catálogo 2026 se revisó contra la ley de los 32 estados (Chihuahua con tasa del 4 % para 2026 y 2027 por artículo transitorio). En Zacatecas la ley no trae artículo de exenciones.

Algunos casos que suelen sorprender:

• La PTU sí integra en Estado de México, Guanajuato, Morelos, Quintana Roo, Sonora, Campeche y Zacatecas.
• La indemnización por despido sí integra en CDMX, Baja California Sur, Tabasco y Sonora (solo se exenta la de riesgo de trabajo).
• Nayarit no grava el aguinaldo; Sinaloa no grava la prima vacacional; Michoacán no grava las vacaciones (se separan por el nombre del concepto).
• Querétaro permite restar a la base 8 salarios mínimos mensuales.

Esta es la información base para todas las empresas y se actualiza cada año en Administración, porque las leyes y tasas cambian.

Ajustes por empresa

Lo que cambies en «Para esta empresa» se guarda con «Guardar para esta empresa». Con «Copiar a otras empresas…» lo pasas a todas o a algunas de tus empresas («Marcar todas»), y puedes copiar también los demás estados que tengan ajustes, de una sola vez.

En la misma pestaña, la columna «Para esta empresa» te deja cambiar cualquier percepción a Integra o No integra para la empresa elegida arriba (los renglones cambiados se pintan de azul):

• Guardar para esta empresa: se usa así cada vez que confrontes esa empresa en ese estado.
• Regresar a la ley: quita los cambios y vuelve a la información base.
• Copiar a otras empresas…: pasa los ajustes de ese estado a otras empresas de tu cuenta (aparecen marcadas las que ya usan ese estado).

También puedes cambiarlos desde la tabla de conceptos del resultado; los dos lugares usan los mismos ajustes.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no calcula el impuesto?

Porque cada estado tiene su tasa, sus subsidios y su forma de redondear; tú capturas los montos en su portal y él calcula. Aquí te damos la base correcta con su fundamento.

¿Qué pasa si tengo colaboradores en varios estados?

En el paso 4 asigna el estado por registro patronal, división, departamento, puesto o persona, o usa el CP de cada trabajador. Sale un cálculo por cada estado: puede ser uno solo o veinte si tienes centros de trabajo en toda la República. Si el XML trae una entidad federativa distinta a la que asignaste, te avisamos para que lo revises.

¿Los ajustes que guardo cambian la ley para todos?

No. Solo aplican a tu empresa y a ese estado. El catálogo general lo mantiene Confronta SUA.

¿Por qué el número de colaboradores no es igual al de mi hoja de cálculo?

Aquí se cuentan personas distintas (por NSS) que tuvieron remuneraciones que integran en el mes. Si tu hoja divide el número de recibos entre los periodos (por ejemplo, recibos semanales ÷ 4), sale un número aproximado: con altas, bajas y finiquitos no da lo mismo.