Manual de la Confronta Fonacot

Para qué sirve

Compara la cédula de Fonacot contra lo que realmente descontaste en nómina a cada trabajador. Te dice quién cuadra, a quién se le descontó de menos o de más, y por qué (baja o incapacidad). Al final descargas:

• La cédula llena, lista para subir al portal Fonacot, con las bajas (B) y las incapacidades (I).
• Un Excel con lo que hay que cobrar a cada trabajador, lo retenido de más, las devoluciones y los pagos que no corresponden al mes.

Está incluida en Pro, Corporativo, Completo Pro y Completo Corporativo. Tus archivos se procesan en tu navegador y no se suben a ningún servidor.

Se confronta contra el IMSS (NSS)

• Cada crédito se cruza con la nómina por el NSS, nunca por nombre o RFC (en Fonacot pueden ser distintos). El CSV de la cédula del portal trae el NSS y es el recomendado.
• La consulta del portal en Excel no trae NSS: sale «Vincular con el IMSS» para elegir una sola vez quién es cada No. FONACOT en tu nómina (mientras no lo confirmes, se relaciona sola por RFC, RFC sin homoclave o nombre, para que la confronta y la Auditoría integral funcionen desde la primera vez). Al confirmarlo se guarda en tu cuenta para la empresa, cifrado, y los siguientes meses se cruza solo. La plantilla de varios meses trae una columna NSS por si prefieres llenarla.
• Cuando la cédula ya está aplicada, se confronta contra la retención real (lo pagado a Fonacot); si aún no, contra la retención mensual.

Varios meses: acumulado por trabajador

• Además del resumen por mes (con cédula, real, nómina y diferencia, y su total), ves el detalle de cada mes sin cambiar de mes y el acumulado por trabajador.
• Si lo descontado en todos los meses es igual a lo real pagado: no hay nada que descontar. Si falta y sigue trabajando: falta retener. Si falta y ya fue baja (o ya no aparece en la nómina del último mes): omisión de retención, pendiente por pagar. Si sobra: retenido de más, devolver al trabajador.
• La Auditoría integral usa este acumulado.

Archivos que necesitas

Si todo cuadra, solo necesitas la cédula y la nómina. Los demás archivos sirven para justificar los descuentos de menos.

Varios meses y la consulta del portal

• Puedes subir varias cédulas: los CSV de cada mes o la plantilla de Excel con la «Consulta de Posición» copiada del portal Fonacot (una hoja por mes). Descarga la plantilla desde la caja de la cédula; trae dos meses de ejemplo con datos ficticios.
• El mes se toma del No. de cédula (empieza con año y mes, por ejemplo 202609…) o del nombre de la hoja. Si un mes viene en CSV y en la plantilla, se queda el último que subiste.
• La consulta del portal trae un renglón por crédito: se suman por trabajador, igual que en el CSV. Como el portal no muestra el NSS, el cruce con la nómina se hace por RFC (si agregas una columna «NSS» al detalle, también se usa). En la cédula a pagar se pone el NSS de la nómina.
• Con más de un mes, al confrontar ves el resumen de todos los meses (cuadran, de más, de menos justificado y sin justificar, y montos) y lo descargas en Excel con una hoja por mes. El detalle de abajo es del mes que elijas en «Mes a confrontar». Sube la nómina de todos esos meses (en uno o varios archivos).

Cédula por crédito

• También puedes subir la cédula por crédito del portal (CSV con No_CREDITO, un renglón por crédito). Se juntan los créditos de cada trabajador para confrontar contra la nómina.
• Esa cédula no trae el mes ni el NSS: elige el mes junto al recuadro de la cédula (desde el Cierre del mes se toma el mes del cierre) y vincula cada No. FONACOT con su NSS una sola vez.
• La Revisión por crédito muestra plazo, cuotas pagadas y las que faltan, y avisa de los créditos en su última cuota o ya terminados (para que la nómina deje de descontarlos) y de quién tiene más de un crédito. Viene también en la hoja «Por crédito» del Excel.
• La cédula para el portal se descarga en el mismo formato por crédito, con la incidencia (B o I), sus fechas y la retención real repartida entre los créditos de cada trabajador.

Paso a paso

1. Elige la empresa y el registro patronal arriba de la página, igual que en Confronta. La nómina debe ser de esa empresa (RFC emisor) y los movimientos y la emisión de su registro patronal.
2. Sube la cédula tal como la descargas del portal. Si la abriste y guardaste en Excel no pasa nada: el NSS se corrige a 11 dígitos y se ignoran renglones vacíos, de totales o con texto.
3. Sube el Detalle de nómina. Puedes subir varios archivos (por ejemplo, la nómina semanal y la quincenal) y los movimientos que tengas.

4. Presiona «Leer archivos». Se revisa que todo corresponda:

   • La cédula manda el mes (por ejemplo, agosto).
   • La nómina debe tener al menos una persona con fecha de pago en ese mes.
   • La emisión debe ser de ese mes.
   • Los movimientos del Infonavit y del SUA deberían traer movimientos de ese mes; si no traen, solo se avisa, porque puede no haberlos.
   • Todo debe ser de la empresa elegida.

   Si algo no corresponde (✗), quítalo con «Quitar» o sube el correcto; mientras tanto no se puede confrontar.

5. Presiona «Confrontar» y revisa el resultado. Los recuadros te dicen cuántos trabajadores:
   • Cuadran: se descontó exactamente lo de la cédula.
   • Retenido de más: es un error de nómina; hay que devolverlo al trabajador o ajustar el siguiente descuento.
   • De menos · baja: se encontró su baja (se reporta B).
   • De menos · incapacidad: se encontró su incapacidad (se reporta I).
   • De menos sin justificar: no hay baja ni incapacidad. Es un error: se paga el 100% a Fonacot y se le cobra la diferencia al trabajador.
   • De menos · faltan archivos: sube los movimientos del Infonavit y del SUA, o captura la baja o incapacidad a mano.
6. Ajusta lo que necesites en la columna «Qué hacer»: reportar baja con su fecha, reportar incapacidad con sus fechas, o pagar el 100% y cobrar.
7. Elige cómo pagar:
   • Agregar bajas: marca B con la fecha de baja y lo que sí se descontó.
   • Agregar incapacidades: marca I con la fecha de inicio y de fin.
   • Pagar el 100% sin modificar: la cédula se paga tal cual y todo lo no descontado pasa al reporte de cobro.
8. Descarga la cédula para el portal (CSV) y los reportes (Excel).
9. «Cerrar y continuar con otra empresa» limpia los archivos (no se guarda nada) y te regresa a elegir la siguiente empresa.

¿Ya quedé al 100%? Revisión antes de pagar

Puedes subir la nómina por partes: cada archivo nuevo se suma a los que ya subiste (con «Quitar» lo retiras). Si un recibo viene repetido en dos archivos, se cuenta una sola vez.

Al inicio del resultado verás un aviso:

• Aún faltan pagos del mes (amarillo): por ejemplo «Semanal 3 de 4». Cuando cierres la última nómina semanal, catorcenal o quincenal, súbela y se suma. Mientras, en «Calcular último pago» ves cuánto descontar.
• Mes completo, pero hay diferencias (rojo): todos los pagos del mes están cargados, pero hay retenciones de más o descuentos de menos sin justificar.
• Todo cuadra al 100%: listo para pagar (verde): mes completo y todos cuadran o tienen baja o incapacidad justificada.

Sirve igual con 2 quincenas, 2 o 3 catorcenas, 4 o 5 semanas o la nómina mensual. Si el número de pagos del mes no es el correcto, corrígelo en «Calcular último pago».

Cómo se cuentan los periodos

Se toma lo descontado en los recibos con fecha de pago dentro del mes de la cédula. Por ejemplo, para la cédula de septiembre:

• La semana del 26 de agosto al 1 de septiembre, pagada el 4 de septiembre, sí cuenta.
• La semana del 23 al 29 de septiembre, pagada el 2 de octubre, no cuenta. Aparece en «Excluidos por fecha».

Si subes un reporte Acumulado (sin fecha de pago), se toma completo como del mes; para nómina semanal o catorcenal usa el Detalle.

Cómo se cruzan los trabajadores

Por el número de seguridad social (NSS), que es el dato confiable de la cédula; el nombre y el RFC a veces vienen mal. Si el NSS no aparece en la nómina, se intenta por RFC y se avisa. Si el RFC de la cédula es distinto al de la nómina, también se avisa.

Bajas: qué archivo manda

La fecha de baja se toma de los movimientos afiliatorios del Infonavit, porque el SUA puede traer bajas duplicadas o que no se presentaron. Si el SUA y el Infonavit no coinciden, se usa la del Infonavit y te lo avisamos. Si no subes el del Infonavit, se usa el SUA y, al final, la emisión. Si hay un reingreso después de la baja, la baja no se toma.

La emisión del IMSS sale entre el día 4 y el 7 y no trae las bajas de fin de mes, por eso es opcional.

Calcular el último pago del mes

En la pestaña «Calcular último pago», con la nómina que ya pagaste en el mes (la 1ª quincena, o 3 o 4 semanas, o 1 o 2 catorcenas):

1. Se cuentan las fechas de pago del mes por periodicidad: semanal 4 o 5, catorcenal 2 o 3, quincenal 2 y mensual 1. Puedes corregir el número.
2. Para cada persona ves lo que falta por descontar y cuánto descontar en el siguiente pago.
3. Si tiene baja, se indica que no se descuente.

Calendario y aviso por correo

En la pestaña «Calendario Fonacot» ves la generación, la publicación en el portal y la fecha límite de pago de cada cédula. Te enviamos un correo 4 días antes de cada fecha límite. Puedes dejar de recibir recordatorios en Mi cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Por qué un trabajador sale «no aparece en la nómina»?

No hay recibos con su NSS en los archivos que subiste. Revisa si tiene baja (súbela o captúrala) o si falta algún archivo de nómina.

¿Puedo subir los XML en lugar del Detalle?

Sí, sueltos o en ZIP. Se toma la deducción tipo 011 (Fonacot) de cada recibo, con su fecha de pago. Si subes los XML y el Detalle juntos, cada recibo se cuenta una vez por su folio fiscal (UUID).

¿Cómo sé en qué pago no se descontó?

Con el Detalle o los XML, a quien se le descontó de menos se le marca «Sin descuento en …» con el periodo pagado en el que no se le retuvo Fonacot.

¿Qué se toma de la nómina?

Solo el descuento con clave SAT 011 (en el Detalle, la columna D/011/D240 Descuento crédito Fonacot; en los XML, las deducciones tipo 011). Ningún otro concepto entra en la confronta.

¿Qué pasa con las devoluciones de Fonacot de la nómina?

Si en otros pagos 999 viene una «Devolución Fonacot» (o «Devolución Infonacot»), solo se muestra en un reporte de lo regresado al colaborador, en la hoja «Devolución Fonacot» del Excel. No se resta ni cambia la confronta.

¿Y los trabajadores con descuento Fonacot que no están en la cédula?

Se avisan en «No están en cédula» para que revises si es un crédito nuevo o un error. No se agregan a la cédula.

¿Qué pasa si tiene varios créditos?

La cédula trae un solo monto por persona, que es la suma de sus créditos. Se compara ese total.